第二章 第二节 会计核算与监督

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第二节会计核算与监督

一、会计核算

会计核算,是指以货币为主要计量单位,运用专门的会计方法,对生产经营活动或预算执行过程及其结果进行连续、系统、全面的记录、计算、分析,定期编制并提供财务会计报告和其他会计资料,为经营决策和宏观经济管理提供依据的一项会计活动。会计核算是会计工作的基本职能之一,是会计工作的重要环节。

(一)会计核算基本要求

1.依法建账。

(1)各单位应当按照《会计法》和国家统一 的会计制度规定建立会计账册,进行会计核算。

(2)各单位发生的各项经济业务事项应当统一进行 会计核算,不得违反规定私设会计账簿进行登记、核算。

2.根据实际发生的经济业务进行会计核算。

《会计法》规定,各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算,填制会计凭证,登记会计账簿,编制财务会计报告。会计核算以实际发生的经济业务为依据,体现了会计核算的真实性和客观性要求。其具体要求是,根据实际发生的经济业务,取得可靠的凭证,并据此登记账簿,编制财务会计报告,形成符合质量标准的会计资料(会计信息)。

3.保证会计资料的真实和完整。

会计资料,主要是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料,它是会计核算的重要成果,是投资者作出投资决策,经营者进行经营管理,国家进行宏观调控的重要依据。会计资料的真实性,主要是指会计资料所反映的内容和结果,应当同单位实际发生的经济业务的内容及其结果相一致。 会计资料的完整性,主要是指构成会计资料的各项要素都必须齐全,以使会计资料如实、全面地记录和反映经济业务发生情况,便于会计资料使用者全面、准确地了解经济活动情况。会计资料的真实性和完整性,是会计资料最基本的质量要求,是会计工作的生命,各单位必须保证所提供的会计资料真实和完整。

造成会计资料不真实、不完整的原因可能是多方面的,但伪造、变造会计资料是重要手段之一。伪造会计资料,包括伪造会计凭证和会计账簿,是以虛假的经济业务为前提来编制会计凭证和会计账簿,旨在以假充真;变造会计资料,包括变造会计凭证和会计账簿,是用涂改、挖补等手段改变会计凭证和会计账簿的真实内容,以歪曲事实真相。伪造、变造会计资料,其结果是造成会计资料失实、失真,误导会计资料的使用者,损害投资者、债权人、国家和社会公众利益。因此,《会计法》规定,任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。任何单位和个人不得伪造、变造会计凭证、 会计账簿及其他会计资料,不得提供虚假的财务会计报告。

4.正确采用会计处理方法。

会计处理方法是指在会计核算中所采用的具体方法。采用不同的会计处理方法,或者在不同会计期间采用不同的会计处理方法,都会影响会计资料的一致性和可比性,进而影响会计资料的使用。因此,各单位的会计核算应当按照规定的会计处理方法进行,保证会计指标的口径一致、相互可比和会计处理方法的前后各期一致,不得随意变更;确有必要变更的,应当按照国家统-的会计制度的规定变更,并将变更的原因、情况及影响在财务会计报告中说明。

5.正确使用会计记录文字。

会计记录文字是指在进行会计核算时,为记载经济业务发生情况和辅助说明会计数字所体现的经济内涵而使用的文字。根据《会计法》的规定,会计记录的文字应当使用中文。在民族自治地方,会计记录可以同时使用当地通用的一种民族文字。在中国境内的外商投资企业、外国企业和其他外国组织的会计记录可以同时使用一种外国文字。

6.使用电子计算机进行会计核算必须符合法律规定。使用电子计算机进行会计核算,即会计电算化,是将以电子计算机为主的当代电子和信息技术应用于会计工作的简称,是采用电子计算机替代手工记账、算账、报账,以及对会计资料进行电子化分析和利用的现代记账手段。

为保证计算机生成的会计资料真实、完整和安全,《会计法》规定,使用电子计算机进行会计核算的,其软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料,必须符合国家统一的会计制度的规定。需要一提的是,以算盘为工具进行数字计算的珠算,是中国古代的重大发明,伴随中国人经历了1 800多年的漫长岁月。这一发明极为卓越和独特,充分表现了中国人的聪明智慧。2013年12月4日晚,联合国教科文组织在阿塞拜疆首都巴库通过决议,将其列人人类非物质文化遗产名录。它以简便的计算工具和独特的数理内涵,被誉为“世界上最古老的计算机”、中国第五大发明。随着计算机技术的发展,珠算的计算功能逐渐被削弱,但是古老的珠算依然有顽强的生命力。珠算成功申遗,有助于让更多的人认识珠算,了解珠算,增强民族自豪感,吸引更多的人加人到弘扬与保护珠算文化的行列中来。

(二)会计核算的主要内容

会计核算的内容,是指应当进行会计核算的经济业务事项。根据《会计法》的规定,下列经济业务事项,应当办理会计手续,进行会计核算:

1.款项和有价证券的收付。

款项的收付,主要包括货币资金的收人、转存、付出、结存等。有价证券的收付,主要包括有价证券的购入、无偿取得、债务重组取得;有价证券的有偿转让、抵债、对外投资、捐赠;有价证券的利息和股利、溢价与折价的摊销;有价证券的期末结存、减值等。

2.财物的收发、增减和使用。

财物的收发、增减和使用,包括存货、固定资产、投资、无形资产等的购人、自行建造、无偿取得、债务重组取得、融资租人、接受捐赠、出售、转让、抵债、无偿调出、捐赠、减值等。

3.债权债务的发生和结算。

债权的发生和结算,主要包括债权的收回及孳息、债务重组、债权减值等。

债务的发生和结算,主要包括债权人变更、债务的偿还及孳息、债务重组及免偿等。

4.资本、基金的增减。

资本、基金的增减,主要包括实收资本(股本)、资本公积、盈余公积、基金等的增减变动。如实收资本(股本)的取得和企业增资、减资;资本公积的形成、转增资本;基金的提取、转人、使用和给付等。

5.收入、支出、费用、成本的计算。

收入的计算,主要包括商品销售收入、提供劳务收入、让渡资产使用权收人等主营业务收入;材料销售收入,代购、代销、代加工、代管、代修收人和出租收入等其他业务收入;投资收益,补贴收入,固定资产盘盈、处置固定资产净收益、出售无形资产收益、罚款收益等营业外收人;以前年度损益调整等的确认与结转。

支出、费用、成本的计算,主要包括生产成本的汇集、分配与结转;销售费用、管理费用和财务费用等的汇集与结转;主营业务税金及附加、出售无形资产损失、债务重组损失、计提的固定资产减值准备、捐赠支出等的确认与结转。

6.财务成果的计算和处理。

财务成果的计算和处理,主要包括将收人和相配比的成本、费用、支出转人本年利润,计算利润总额;将所得税转人本年利润,计算净利润;年终结转本年利润;所得税的计提、缴纳、返还和余额结转,递延税款的余额调整等。

7.需要办理会计手续、进行会计核算的其他事项。

[例2-1]下列各项中,属于会计核算内容的有( )。

A.财物的收发、增减和使用

B.债权债务的发生和结算

C.资本、基金的增减

D.财务成果的计算和处理

[解析]答案为ABCD。根据《会计法》的规定,对于款项和有价证券的收付,财物的收发、增减和使用,债权债务的发生和结算,资本、基金的增减,收入、支出、费用、成本的计算,财务成果的计算和处理,以及需要办理会计手续、进行会计核算的其他事项,均应当办理会计手续、进行会计核算。

(三)会计年度

会计年度,是指以年度为单位进行会计核算的时间区间,是反映单位财务状况、核经营成果的时间界限。根据《会计法》的规定,我国是以公历年度为会计年度,即以每年公历的1月1日起至12月31日止为一个会计年度。每一个会计年度还可以按照公历日期具体划分为半年度、季度、月度。

(四)记账本位币

记账本位币,是指日常登记账簿和编制财务会计报告用以计量的货币,也就是单位进行会计核算业务时所使用的货币。《会计法》规定,会计核算以人民币为记账本位币。人民币是我国的法定货币,在我国境内具有广泛的流通性。以人民币作为记账本位币,具有广泛的适应性,便于会计信息口径的一致。

随着我国对外改革开放,外商投资企业在我国得到迅速发展,同时我国向外国的投资和对外贸易也日渐增多,这就涉及两种或两种以上货币的业务往来,而且在一些单位的日常经营活动中,人民币以外的其他货币收支逐步占主导地位。为便于这些单位对外开展业务,简化会计核算手续,方便我国境内财务会计报告使用者的阅读和使用,业务收支以人民币以外的货币为主的单位,可以选定其中一种货币作为记账本位币,但是编报的财务会计报告应当折算为人民币。

(五)会计凭证和会计账簿

1.会计凭证。

会计凭证,是指具有一定格式、用以记录经济业务事项发生和完成情况,明确经济责任,并作为记账凭证的书面证明,是会计核算的重要会计资料。各单位在按照《会计法》和《会计基础工作规范》的有关规定办理会计手续、进行会计核算时,必须以会计凭证为依据。会计凭证按其来源和用途,分为原始凭证和记账凭证两种。

(1)原始凭证填制的基本要求。

原始凭证,又称单据,是指在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生或完成情况并明确有关经济责任的一种原始凭据,如发票。原始凭证是会计核算的原始依据,来源于实际发生的经济业务事项。原始凭证种类很多,既有来自单位外部的,也有单位自制的;既有国家统一印制的具有固定格式的发票,也有由发生经济业务事项双方认可并自行填制的凭据等。

原始凭证的内容必须具备:①凭证的名称;②填制凭证的日期;③填制凭证单位名.称或者填制人姓名;④经办人员的签名或者盖章;⑤接受凭证单位名称;⑥经济业务内容;⑦数量、单价和金额。从外单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证,必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证,必须有验收证明。支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证,应当注明各联的用途,只能以一联作为报销凭证。发生销货退回的,除填制退货发票外,还必须有退货验收证明;退款时,必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证,不得以退货发票代替收据。经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。

会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受,并向单位负责人报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。原始凭证记载的各项内容均不得涂改;原始凭证有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。

(2)记账凭证填制的基本要求。

记账凭证,亦称传票,是指对经济业务事项按其性质加以归类,确定会计分录,并据以登记会计账簿的凭证。它具有分类归纳原始凭证和满足登记会计账簿需要的作用。记账凭证可以分为收款凭证付款凭证转账凭证,也可以使用通用记账凭证。

记账凭证应当根据经过审核的原始凭证及有关资料编制。记账凭证的内容必须具备:①填制凭证的日期;②凭证编号;③经济业务摘要;④会计科日;⑤金额;⑥所附原始凭证张数;⑦填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人(会计主管人员)签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的,也必须具备记账凭证应有的项目。实行会计电算化的单位,打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人(会计主管人员)印章或者签字。

填制记账凭证时,应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的,可以采用分数编号法编号。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或者根据若千张同类原始凭证汇总填制,也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证,可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面,并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的,应当将其他单位负担的部分,开给对方原始凭证分割单,进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容以及费用分摊情况等。

如果在填制记账凭证时发生错误,应当重新填制。已经登记人账的记账凭证,在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制- -张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额,另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

[例2-2]某公司从外地购买了一批原材料,收到发票后,与实际支付款项进行核对时发现发票金额错误,经办人员因急于休假,交接工作,又一时找不到销售方有关人员了解情况,因此自行在原始凭证上进行了更改,写明情况并加盖了自己的印章,拟作为原始凭证据此入账。分析上述做法有无不妥之处。

[解析]公司经办人员自行更改原始凭证金额的做法不符合规定。根据《会计基础工作规范》的规定,原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。本例中经办人员应当找到外地销售方重新开具发票。

(3)会计凭证的保管。

会计凭证登记完毕后,应当按照分类和编号顺序保管,不得散乱丢失。记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表,按照编号顺序,折叠整齐,按期装订成册,并加具封面,注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码,由装订人在装订线封签外签名或者盖章。

对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类,同时在记账凭证上注明“ 附件另订”和原始凭证名称及编号。

各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证,应当另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。

原始凭证不得外借,其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时,经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准,可以复制。向外单位提供的原始凭证复制件,应当在专设的登记簿上登记,并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。

从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码、金额和内容等,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的,如火车、轮船、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后,代作原始凭证。

2.会计账簿。

(1)会计账簿的种类。

会计账簿,是指全面记录和反映一个单位经济业务事项,把大量分散的数据或者资料进行归类整理,逐步加工成有用会计信息的簿籍,它是编制财务会计报告的重要依据。

会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助账簿。

①总账。也称总分类账,是根据会计科目开设的账簿,用于分类登记单位的全部经济业务事项,提供资产、负债所有者权益、费用、成本、收入等总括核算的资料。总账一般有订本账和活页账两种。

②明细账。也称明细分类账,是根据总账科目所属的明细科目设置的,用于分类登记某-类经济业务事项,提供有关明细核算资料。明细账通常使用活页账。

③日记账。是--种特殊的序时明细账,它是按照经济业务事项发生的时间先后顺序,逐日逐笔地进行登记的账簿。包括现金日记账和银行存款日记账。现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。

④其他辅助账簿。也称备查账簿,是为备忘备查而设置的。在会计实务中,主要包括各种租借设备、物资的辅助登记或有关应收、应付款项的备查簿,担保、抵押备查簿等。

(2)启用会计账簿的基本要求。

启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称相账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表,内容包括:启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名,并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时,应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名,并由交接双方人员签名或者盖章。

启用订本式账簿,应当从第一页到最后一页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账页,应当按账户顺序编号,并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录,记明每个账户的名称和页次。

(3)登记会计账簿的基本要求。

①登记会计账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关.资料逐项记人账内,做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

②登记完毕后,要在记账凭证上签名或者盖章,并注明已经登账的符号,表示已经.记账。

③账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格,不要写满格; -般应占格距的二分之一。

④登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写,不得使用圆珠笔( 银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。下列情况,可以用红色墨水记账:按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录;在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额;根据国家统- -会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。

⑤各种账簿按页次顺序连续登记,不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页,应当将空行、空页划线注销,或者注明“此行空白”“此页空白”字样,并由记账人员签名或者盖章。

⑥凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户,应当在“借或贷”等栏内写“平”字,并在余额栏内

用“”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

⑦每一账页登记完毕结转下页时,应当结出本页合计数及余额,写在本页最后一行和下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样;也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内,并在摘要栏内注明“承前页”字样。

对需要结计本月发生额的账户,结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数;对需要结计本年累计发生额的账户,结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数;对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户,可以只将每页末的余额结转次页。

实行会计电算化的单位,用计算机打印的会计账簿必须连续编号,经审核无误后装订成册,并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。

(4)账簿记录发生错误的更正方法。

账簿记录发生错误,不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不准重新抄写,必须按照下列方法进行更正:

①登记账簿时发生错误,应当将错误的文字或者数字划红线注销,但必须使原有字迹仍可辨认;然后在划线上方填写正确的文字或者数字,并由记账人员在更正处盖章。对于错误的数字,应当全部划红线更正,不得只更正其中的错误数字。对于文字错误,可只划去错误的部分。

②由于记账凭证错误而使账簿记录发生错误,应当按更正的记账凭证登记账簿。

(5)结账。

各单位应当按照规定定期结账。结账前,必须将本期内所发生的各项经济业务全部登记人账。结账时,应当结出每个账户的期末余额。年度终了结账时,所有总账账户都应当结出全年发生额和年末余额。

年度终了,要把各账户的余额结转到下一会计年度,并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一会计年度新建有关会计账簿的第- -行余额栏内填写上年结转的余额,并在摘要栏注明“上年结转”字样。

(六)财务会计报告

财务会计报告,也称财务报告,是指单位对外提供的、反映单位某一特定日期财务状况和某- -会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件。编制财务会计报告,是对单位会计核算工作的全面总结,也是及时提供真实、完整会计资料的重要环节。因此,必须严格财务会计报告的编制程序和质量要求。

1.财务会计报告的构成。

财务会计报告由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成。企业财务会计报告按编制时间分为年度、半年度、季度和月度财务会计报告。年度、半年度财务会计报告应当包括:会计报表、会计报表附注、财务情况说明书。会计报表应当包括资产负债表利润表现金流量表及相关附表。季度、月度财务会计报告通常仅指会计报表,会计报表至少应当包括资产负债表和利润表。国家统一的会计制度 规定季度、月度财务会计报告需要编制会计报表附注的,从其规定。

2.财务会计报告的对外提供。

企业应当依照法律、行政法规和国家统一的会计制度关于财务会计报告的编制要求、提供对象和提供期限的规定,及时对外提供财务会计报告。向不同的会计资料使用者提供的财务会计报告,其编制依据应当一致。有关法律、行政法规规定会计报表、会计报表附注和财务情况说明书须经注册会计师审计的,注册会计师及其所在的会计师事务所出具的审计报告应当随同财务会计报告一并提供。

对外报送的财务会计报告,应当依次编写页码,加具封面,装订成册,加盖公章。封面上应当注明:单位名称,单位地址,财务报告所属年度、季度、月度,送出日期,财务会计报告应当由单位负责人和主管会计工作的负责人、会计机构负责人(会计主管人员)签名并盖章;设置总会计师的单位,还须由总会计师签名并盖章。单位负责人应当保证财务会计报告真实、完整。

国有企业、国有控股的或者占主导地位的企业,应当至少每年-次向本企业的职工代表大会公布财务会计报告,并重点说明下列事项:①反映与职工利益密切相关的信息,包括:管理费用的构成情况,企业管理人员工资、福利和职工工资、福利费用的发放、使用和结余情况,公旋金的提取及使用情况,利润分配的情况以及其他与职工利益相关的信息;②内部审计发现的问题及纠正情况;③注册会计师审计的情况;④国家审计机关发现的问题及纠正情况;⑤重大的投资、融资和资产处置决策及其原因的说明;⑥需要说明的其他重要事项。

接受企业财务会计报告的组织或者个人,在企业财务会计报告未E式对外披露前,应当对其内容保密。

(七)账务核对和财产清查

1.账务核对。

账务核对,又称对账,是保证会计账簿记录质量的重要程序。各单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对,保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符、会计账簿记录与会计凭证的有关内容相符、会计账簿之间相对应的记录相符、会计账簿记录与会计报表的有关内容相符,即账证相符、账账相符、账实相符。对账工作每年至少进行-一次。

(1)账证核对。核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致,记账方向是否相符。

(2)账账核对。核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符。包括:总账有关账户的余额核对,总账与明细账核对,总账与日记账核对,会计部门的财产物资明细账与财产物资保管和使用部门的有关明细账核对等。

(3)账实核对。核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括:现金日记账,账面余额与现金实际库存数相核对,银行存款8记账账面余额定期与银行对账单相核对,各种财物明细账账面余额与财物实存数额相核对,各种应收、应付款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对等。

2.财产清查。

财产清查,是会计核算工作的-项重要程序,特别是在编制年度财务会计报告之前,必须进行财产清查,并对账实不符等问题根据国家统-的会计制度的规定进行会计处理,以保证财务会计报告反映的会计信息真实、完整。

财产清查制度是通过定期或不定期、全面或部分地对各项财产物资进行实地盘点和对库存现金、银行存款、债权债务进行清查核实的一种制度。通过清查,可以发现财产管理工作中存在的问题,以便查清原因,改善经营管理,保护财产的完整和安全;可以确定各项财产的实存数,以便查明实存数与账面数是否相符,并查明不符的原因和责任,制定相应措施,做到账实相符,保证会计资料的真实性。

[例2-3] 甲公司是一家国有大型企业。2018年12月,公司召开董事会。董事长兼总经理胡某提出,财务会计报告专业性很强,其精力有限,以前在财务会计报告上签字盖章,也只是履行程序而已。从今以后公司对外报送的财务会计报告一律改由公司总会计师范某一人签字盖章后报出。分析甲公司董事长兼总经理胡某的观点有无不妥之处。

[解析]胡某的观点不符合《会计法》的规定。《会计法》规定,对外报送的财务会计报告,应由单位领导人、总会计师、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。单位领导人对财务会计报告的合法性、真实性负法律责任。董事长胡某作为单位法定代表人,应当依法对本单位的会计工作和会计资料的真实性、完整性负责,也应当依法在本单位对外出具的财务会计报告上签名并盖章。


二、会计档案管理

会计档案是记录和反映经济业务事项的重要史料和证据。单位应当加强会计档案管理工作。建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度,采取可靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

(一)会计档案的概念

会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。各单位的预算、计划、制度等文件材料属于文书档案,不属于会计档案。

(二)会计档案的归档

1.会计档案的归档范围。

下列会计资料应当进行归档:

(1)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(2)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(3)财务会计报告,包括月度、季度、半年度财务会计报告和年度财务会计报告;

(4)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

2.会计档案的归档要求。

(1)单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:①形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;②使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;③使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;④采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;⑤建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;⑥形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。满足上述条件,单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

(2)单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

(3)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由单位会计管理机构临时保管1年,再移交单位档案管理机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理机构同意。单位会计管理机构临时保管会计档案最长不超过3年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

(三)会计档案的移交和利用

1.会计档案的移交。

单位会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据- -并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理机构接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测,符合要求的才能接收。

2.会计档案的利用。

单位应当严格按照相关制度利用会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借人会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

.(四)会计档案的保管期限

会计档案保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第--天算起。永久,即是指会计档案须永久保存;定期,是指会计档案保存应达到法定的时间,定期保管期限一般分为10年和30年。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低保管期限。单位会计档案的具体名称如有与《会计档案管理办法》附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理。《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限见表2-1、表2-2。




(五)会计档案的鉴定和销毁

1.会计档案的鉴定。

单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。会计档案鉴定工作应当由单位档案管理机构牵头,组织单位.会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

2.会计档案的销毁。

经鉴定可以销毁的会计档案,销毁的基本程序和要求是:

(1)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(2)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(3)单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

3.不得销毁的会计档案。

保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

(六)特殊情况下的会计档案处置

1.单位分立情况下的会计档案处置。

单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统- -保管,其他方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置,各方可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。

单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业务相关方保存,并按照规定办理交接手续。

单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业务单位保存,并按照规定办理交接手续。

2.单位合并情况下的会计档案处置。

单位合并后原各单位解散或者一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。

3.建设单位项目建设会计档案的交接。

建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理竣工财务决算后及时移交,并按照规定办理交接手续。

4.单位之间交接会计档案的手续。

单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。电子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验,确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

[例2-4]下列会计档案中,最低保管期限为30年的有( )。

A.银行存款余额调节表

B.总账

C.会计档案保管清册

D.原始凭证

[解析]答案为BD。根据会计档案管理有关规定,银行存款余额调节表最低保管期限为10年,会计档案保管清册保管期限为永久。


三、会计监督

会计监督是会计的基本职能之一,是对单位的经济活动进行检查监督,借以控制经济活动,使经济活动能够根据一定的方向、目标、计划,遵循一定的原则正常进行。会计监督可分为单位内部监督、政府监督和社会监督。

(一)会计工作的单位内部监督

会计工作的单位内部监督制度,是指为了保护其资产的安全、完整,保证其经营活动符合国家法律、法规和内部有关管理制度,提高经营管理水平和效率,而在单位内部采取的一系列相互制约、相互监督的制度与方法。

1.会计工作的单位内部监督的概念和要求。

会计工作的单位内部监督是指各单位的会计机构、会计人员依据法律、法规、国家统一的会计制度及单位内部会计管理制度等的规定,通过会计手段对本单位经济活动的合法性、合理性和有效性进行监督。内部会计监督的主体是各单位的会计机构、会计人员,内部会计监督的对象是单位的经济活动。

会计工作的单位内部监督的内容十分广泛,涉及人、财、物等诸多方面,各单位应当建立、健全本单位内部会计监督制度。单位内部会计监督制度应当符合下列要求:(1)记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财务保管人员的职责权限应当明确,并相互分离、相互制约; (2) 重大对外投资、资产处置、资金调度和其.他重要经济业务事项的决策和执行的相互监督、相互制约程序应当明确; (3) 财产清查的范围、期限和组织程序应当明确; (4)对会计资料定期进行内部审计的办法和程序应当明确。

会计机构、会计人员对违反《会计法》和国家统一的会计制度规定的会计事项,有权拒绝办理或者按照职权予以纠正。发现会计账簿记录与实物、款项及有关资料不相符的,按照国家统一的会计制度的规定有权自行处理的,应当及时处理;无权处理的,应当立即向单位负责人报告,请求查明原因,作出处理。单位负责人应当保证会计机构、会计人员依法履行职责,不得授意、指使、强令会计机构、会计人员违法办理会计事项。

2.单位内部控制制度。

(1)内部控制的概念与原则。

内部控制是指单位为实现控制目标,通过制定制度、实施措施和执行程序,对经济活动的风险进行防范和管控。

单位建立与实施内部控制,应当遵循下列原则:①全面性原则,指内部控制应当贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程;②重要性原则,指在全面控制的基础上,应当关注单位重要经济活动和经济活动的重大风险;③制衡性原则,指内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督;④适应性原则,指内部控制应当符合国家有关规定和单位的实际情况,并随着情况的变化及时加以调整;⑤成本效益原则,指企业内部控制应当权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制。

小企业建立与实施内部控制,应当遵循下列原则:①风险导向原则。内部控制应当以防范风险为出发点,重点关注对实现内部控制目标造成重大影响的风险领域。②适应性原则。内部控制应当与企业发展阶段、经营规模、管理水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。③实质重于形式原则。内部控制应当注重实际效果,而不局限于特定的表现形式和实现手段。④成本效益原则。内部控制应当权衡实施成本与预期效益,以合理的成本实现有效控制。

(2)企业内部控制措施。

①不相容职务分离控制。要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。不相容职务是指那些如果由-一个人担任,既可能发生错误舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的职务。不相容职务主要包括:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查等。

②授权审批控制。要求企业根据常规授权和特别授权的规定,明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。

③会计系统控制。要求企业严格执行国家统-的会计准则制度,加强会计基础工作,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序,保证会计资料真实完整。

④财产保护控制。要求企业建立财产日常管理和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保财产安全。

⑤预算控制。要求企业实施全面预算管理制度,明确各责任单位在预算管理中的职责权限,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,强化预算约束。

⑥运营分析控制。要求企业建立运营情况分析制度,经理层应当综合运用生产、购销、投资、筹资、财务等方面的信息,通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法,定期开展运营情况分析,发现存在的问题,及时查明原因并加以改进。

⑦绩效考评控制。要求企业建立和实施绩效考评制度,科学设置考核指标体系,对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价,将考核结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。

(3)行政事业单位内部控制方法。

①不相容岗位相互分离。合理设置内部控制关键岗位,明确划分职责权限,实施相应的分离措施,形成相互制约、相互监督的工作机制。

②内部授权审批控制。明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相关责任,建立重大事项集体决策和会签制度。相关工作人员应当在授权范围内行使职权、办理业务。

③归口管理。根据本单位实际情况,按照权责对等的原则,采取成立联合工作小组并确定牵头部门或牵头人员等方式,对有关经济活动实行统一管理。

④预算控制。强化对经济活动的预算约束,使预算管理贯穿于单位经济活动的全过程。

⑤财产保护控制。建立资产日常管理制度和定期清查机制,采取资产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保资产安全完整。

⑥会计控制。建立健全本单位财会管理制度,加强会计机构建设,提高会计人员业务水平,强化会计人员岗位责任制,规范会计基础工作,加强会计档案管理,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告处理程序。

⑦单据控制。要求单位根据国家有关规定和单位的经济活动业务流程,在内部管理制度中明确界定各项经济活动所涉及的表单和票据,要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据。

⑧信息内部公开。建立健全经济活动相关信息内部公开制度,根据国家有关规定和.单位的实际情况,确定信息内部公开的内容、范围、方式和程序。

(二)会计工作的政府监督

1.会计工作政府监督的概念。

会计工作的政府监督,主要是指财政部门代表国家对各单位和单位中相关人员的会计行为实施的监督检查,以及对发现的违法会计行为实施行政处罚。这里所说的财政部门,是指国务院财政部门、省级以上人民政府财政部门派出机构和县级以上人民政府财政部门。

此外,《会计法》规定,除财政部门外,审计、税务、人民银行、证券监管、保险监管等部门依照有关法律、行政法规规定的职责和权限,可以对有关单位的会计资料实施监督检查。依法实施监督检查后,应当出具检查结论。

2.财政部门会计监督的主要内容。

财政部门对各单位的下列情况实施监督:

(1)是否依法设置会计账簿。

(2) 会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料是否真实、完整。

(3)会计核算是否符合《会计法》和国家统一的会计制度的规定。

(4) 从事会计工作的人员是否具备专业能力、遵守职业道德。

在对各单位会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料的真实性、完整性实施监督,发现重大违法嫌疑时,国务院财政部门及其派出机构可以向与被监督单位有经济业务往来的单位和被监督单位开立账户的金融机构查询有关情况,有关单位和金融机构应当给予支持。

依法对有关单位的会计资料实施监督检查的部门及其工作人员对在监督检查中知悉的国家秘密和商业秘密负有保密义务。

(三)会计工作的社会监督

1.会计工作社会监督的概念。

会计工作的社会监督,主要是指由注册会计师及其所在的会计师事务所等中介机构接受委托,依法对单位的经济活动进行审计,出具审计报告,发表审计意见的一种监督制度。

根据《会计法》的规定,法律、行政法规规定须经注册会计师进行审计的单位,应当向受委托的会计师事务所如实提供会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料以及有关情况。任何单位或者个人不得以任何方式要求或者示意注册会计师及其所在的会计师事务所出具不实或者不当的审计报告。

《会计法》规定,任何单位和个人对违反《会计法》和国家统一的会计制度规定的行为,有权检举。这是为了充分发挥社会各方面的力量,鼓励任何单位和个人检举违法会计行为,也属于会计工作社会监督的范畴。

2.注册会计师审计报告。

(1) 审计报告的概念和要素。

审计报告,是指注册会计师根据审计准则的规定,在执行审计工作的基础上,对被审计单位财务报表发表审计意见的书面文件。注册会计师应当就财务报表是否在所有重大方面按照适用的财务报告编制基础编制并实现公允反映形成审计意见。

审计报告应当包括下列要素:标题;收件人;引言段;管理层对财务报表的责任段;注册会计师的责任段;审计意见段;注册会计师的签名和盖章;会计师事务所的名称、地址和盖章;报告日期。

(2)审计报告的种类和审计意见的类型。

审计报告分为标准审计报告和非标准审计报告。

标准审计报告,是指不含有说明段、强调事项段、其他事项段或其他任何修饰性用语的无保留意见的审计报告。包含其他报告责任段,但不含有强调事项段或其他事项段的无保留意见的审计报告也被视为标准审计报告。

非标准审计报告,是指带强调事项段或其他事项段的无保留意见的审计报告和非无保留意见的审计报告。非无保留意见,包括保留意见、否定意见和无法表示意见三种类型。

无保留意见,是指当注册会计师认为财务报表在所有重大方面按照适用的财务报告编制基础编制并实现公允反映时发表的审计意见。

当存在下列情形之一时,注册会计师应当在审计报告中发表非无保留意见:①根据获取的审计证据,得出财务报表整体存在重大错报的结论;②无法获取充分、适当的审计证据,不能得出财务报表整体不存在重大错报的结论。

当存在下列情形之一时,注册会计师应当发表保留意见:①在获取充分、适当的审计证据后,注册会计师认为错报单独或汇总起来对财务报表影响重大,但不具有广泛性;②注册会计师无法获取充分、适当的审计证据以作为形成审计意见的基础,但认为未发现的错报(如存在)对财务报表可能产生的影响重大,但不具有广泛性。

在获取充分、适当的审计证据以作为形成审计意见的基础,但认为未发现的错报(如存在)对财务报表可能产生的影响重大且具有广泛性,注册会计师应当发表否定意见。

如果无法获取充分、适当的审计证据以作为形成审计意见的基础,但认为未发现的错报(如存在)对财务报表可能产生的影响重大且具有广泛性,注册会计师应当发表无法表示意见。在极其特殊的情况下,可能存在多个不确定事项。尽管注册会计师对每个单独的不确定事项获取了充分、适当的审计证据,但由于不确定事项之间可能存在相互影响,以及可能对财务报表产生累积影响,注册会计师不可能对财务报表形成审计意见。在这种情况下,注册会计师应当发表无法表示意见。

[例2-5]下列各项中,属于行政事业单位内部控制方法的有( )。

A.不相容岗位相互分离

B.会计控制

C.内部授权审批控制

D.预算控制

[解析]答案为ABCD。根据《行政事业单位内部控制规范(试行)》的规定,单位内部控制的控制方法一般包括:不相容岗位相互分离、内部授权审批控制、归口管理、预算控制、财产保护控制、会计控制、单据控制、信息内部公开。

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