第一章 第五节 会计凭证、会计账簿与财务处理程序

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一、会计凭证

(一)会计凭证概述

会计凭证,是指记录经济业务发生或者完成情况的书面证明,是登记账簿的依据,包括纸质会计凭证和电子会计凭证两种形式。每个企业都必须按一定的程序填制和审核会计凭证,根据审核无误的会计凭证进行账簿登记,如实反映企业的经济业务。会计凭证按照填制程序和用途可分为原始凭证记账凭证

原始凭证,又称单据,是指在经济业务发生或完成时取得或填制的,用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的原始凭据。原始凭证的作用主要是记载经济业务的发生过程和具体内容。常用的原始凭证有现金收据、发货票、增值税专用(或普通)发票、差旅费报销单、产品人库单、领料单等。

记账凭证,又称记账凭单,是指会计人员根据审核无误的原始凭证,按照经济业务的内容加以归类,并据以确定会计分录后填制的会计凭证,作为登记账簿的直接依据。记账凭证的作用主要是确定会计分录,进行账簿登记,反映经济业务的发生或完成情况,监督企业经济活动,明确相关人员的责任。

(二)原始凭证

1.原始凭证的种类

原始凭证可以按照取得来源、格式、填制的手续和内容进行分类。

(1) 按取得来源分类。

原始凭证按照取得来源,可分为自制原始凭证外来原始凭证

自制原始凭证,是指由本单位有关部门和人员,在执行或完成某项经济业务时填制的原始凭证,如领料单、产品人库单、借款单等。单位内部使用的领料单格式,如表1-3所示。


外来原始凭证,是指在经济业务发生或完成时,从其他单位或个人直接取得的原始凭证,如购买原材料取得的增值税专用发票、职工出差报销的飞机票、火车票和餐饮费发票等。增值税专用发票的格式,如表1 -4所示。


(2)按格式分类。

原始凭证按照格式的不同,可分为通用凭证专用凭证

通用凭证,是指由有关部门统一印制、在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证。通用凭证的使用范围因制作部门的不同而有所差异,可以是分地区、分行业使用,也可以全国通用,如某省(市) 印制的在该省(市) 通用的发票、收据等;由中国人民银行制作的在全国通用的银行转账结算凭证、由国家税务总局统一印制的全国通用的增值税专用发票等。

专用凭证,是指由单位自行印制的原始凭证,如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。

(3)按填制的手续和内容分类。

原始凭证按照填制的手续和内容,可分为一次凭证累计凭证汇总凭证

一次凭证,是指一次填制完成,只记录一笔经济业务且仅一次有效的原始凭证,如收据、收料单、发货票、银行结算凭证等。发货票的一般格式, 如表1-5所示。


累计凭证,是指在一定时期内多次记录发生的同类经济业务且多次有效的原始凭证,如限额领料单。累计凭证的特点是在一张凭证内可以连续登记相同性质的经济业务,随时结出累计数和结余数,并按照费用限额进行费用控制,期末按实际发生额记账。限额领料单的一般格式,如表1 -6所示。


汇总凭证,是指对一定时期内反映经济业务内容相同的若干张原始凭证,按照一定标准综合填制的原始凭证。汇总原始凭证合并了同类经济业务,简化了凭证编制和记账工作。发料凭证汇总表是一种常用的汇总凭证,格式如表1 -7所示。


2.原始凭证的基本内容

原始凭证的格式和内容因经济业务和经营管理的不同而有所差异,但原始凭证应当具备以下基本内容(也称为原始凭证要素): (1)凭证的名称; (2)填制凭证的日期;(3)填制凭证单位名称和填制人姓名; (4)经办人员的签名或者盖章; (5)接受凭证单位名称; (6) 经济业务内容; (7) 数量、单价和金额。

3.原始凭证的填制要求

(1)原始凭证填制的基本要求。

①记录真实。原始凭证所填列经济业务的内容和数字,必须真实可靠,符合实际情况。

②内容完整。原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全,不得遗漏或省略。原始凭证中的年、月、日要按照填制原始凭证的实际日期填写;名称要齐全,不能简化; 品名或用途要填写明确,不能含糊不清;有关人员的签章必须齐全。

③手续完备。单位自制的原始凭证必须有经办单位相关负责人的签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章或者财务专用章;从外部取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章或者财务专用章;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或盖章。

④书写清楚、规范。原始凭证要按规定填写,文字要简明,字迹要清楚,易于辨认,不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须符合填写规范,小写金额用阿拉伯数字逐个书写,不得写连笔字。在金额前要填写人民币符号“¥”(使用外币时填写相应符号),且与阿拉伯数字之间不得留有空白。金额数字一律填写到角、分,无角无分的,写“00”或符号“-”;有角无分的,分位写“0”, 不得用符号“一”。大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等,一律用正楷或行书字书写。大写金额前未印有“人民币”字样的,应加写“人民币”三个字且和大写金额之间不得留有空白。大写金额到元或角为止的,后面要写“整”或“正”字;有分的,不写“整”或“正”字,如小写金额为¥1 007.00,大写金额应写成“壹仟零柒元整”。

⑤编号连续。各种凭证要连续编号,以便检查。如果凭证已预先印定编号,如发票、支票等重要凭证,在因错作废时,应加盖“作废”戳记,妥善保管,不得撕毁。

⑥不得涂改、刮擦、挖补。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证.上更正。原始凭证有其他错误的,应当由出具单位重开或更正,更正处应当加盖出具单位印章。

⑦填制及时。各种原始凭证一定要及时填写,并按规定的程序及时送交会计机构审核。

(2)自制原始凭证填制的基本要求。

一次凭证,应在经济业务发生或完成时,由相关业务人员- -次填制完成。该凭证往往只能反映一项经济业务,或者同时反映若干项同- .性质的经济业务。一次凭证有些是自制的原始凭证,如收料单、领料单、工资结算表、制造费用分配表等;有些是外来的原始凭证,如增值税专用发票、税收缴款书、各种银行结算凭证等。

累计凭证,应在每次经济业务完成后,由相关人员在同一张凭证 上重复填制完成。该凭证能在一定时期内不断重 复地反映同类经济业务的完成情况。典型的累计凭证是限额领料单。

汇总凭证,应由相关人员在汇总-定时期内反映同类经济业务的原始凭证后填制完成。该凭证只能将类型相同的经济业务进行汇总,不能汇C总两类或两类以上的经济业务。

4.原始凭证的审核

为了如实反映经济业务的发生和完成情况,充分发挥会计的监督职能,保证会计信息的真实、完整,会计人员必须对原始凭证进行严格审核。审核的内容主要包括:

(1)审核原始凭证的真实性。真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等。对外来原始凭证,必须有填制单位公章或财务专用章和填制人员签章;对自制原始凭证,必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。此外,对通用原始凭证,还应审核凭证本身的真实性,以防作假。

(2)审核原始凭证的合法性、合理性。审核原始凭证所记录经济业务是否符合国家法律法规,是否履行了规定的凭证传递和审核程序;审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业经济活动的需要、是否符合有关的计划和预算等。

(3)审核原始凭证的完整性。审核原始凭证各项基本要素是否齐全,是否有漏项情况,日期是否完整,数字是否清晰,文字是否工整,有关人员签章是否齐全,凭证联次是否正确等。

(4)审核原始凭证的正确性。审核原始凭证记载的各项内容是否正确,包括:①接受原始凭证.单位的名称是否正确。②金额的填写和计算是否正确。阿拉伯数字分位填写,不得连写。小写金额前要标明“¥”字样,中间不能留有空位。大写金额前要加“人民币”字样,大写金额与小写金额要相符。③更正是否正确。原始凭证记载的各项内容均不得涂改、刮擦和挖补。


(三)记账凭证

1.记账凭证的种类

记账凭证按照其反映的经济业务的内容来划分,通常可分为收款凭证付款凭证转账凭证

(1)收款凭证。

收款凭证,是指用于记录库存现金和银行存款收款业务的记账凭证。收款凭证根据有关库存现金和银行存款收款业务的原始凭证填制,是登记库存现金日记账银行存款日记账以及有关明细分类账总分类账等账簿的依据,也是出纳人员收讫款项的依据。

(2)付款凭证。

付款凭证,是指用于记录库存现金和银行存款付款业务的记账凭证。付款凭证根据有关库存现金和银行存款支付业务的原始凭证填制,是登记库存现金日记账、银行存款日记账以及有关明细分类账和总分类账等账簿的依据,也是出纳人员支付款项的依据。

(3)转账凭证。

转账凭证,是指用于记录不涉及库存现金和银行存款业务的记账凭证。转账凭证根据有关转账业务的原始凭证填制,是登记有关明细分类账和总分类账等账簿的依据。

2.记账凭证的基本内容

记账凭证是登记账簿的依据,为了保证账簿记录的正确性,记账凭证必须具备以下基本内容: (1)填制凭证的日期; (2)凭证编号; (3) 经济业务摘要; (4) 应借应贷会计科目;(5)金额; (6)所附原始凭证张数; (7) 填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。


3.记账凭证的填制要求

(1)记账凭证填制的基本要求。

记账凭证的填制除了要做到内容完整、书写清楚和规范外,还必须符合下列要求:

①除结账和更正错账可以不附原始凭证外,其他记账凭证必须附原始凭证。

②记账凭证可以根据每一张原始凭证填制,或根据若干张同类原始凭证汇总填制,也可根据原始凭证汇总表填制;但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。

③记账凭证应连续编号。凭证应由主管该项业务的会计人员,按业务发生的顺序并按不同种类的记账凭证采用“字号编号法”连续编号,如银收字1号、现收字2号、现付字1号、银付字2号。如果一笔经济业务需要填制两张以上(含两张)记账凭证的,可以采用“分数编号法”编号,如转字4 1/3号、转字4 2/3号、转字4 3/3号。为便于监督,反映付款业务的会计凭证不得由出纳人员编号。

④填制记账凭证时若发生错误,应当重新填制。已经登记人账的记账凭证在当年内发现填写错误时,可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证,在摘要栏注明“ 注销某月某日某号凭证”字样,同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证,注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误,只是金额错误,也可以将正确数字与错误数字之间的差额另编一张调整的记账凭证,调增金额用蓝字,调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。

⑤记账凭证填制完成后,如有空行,应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。

[例1-8] 2x19年8月5日,乙公司收到上月向丙公司销售M产品的货款共计.11 300元(含增值税),存入中国银行,附原始凭证2张,为乙公司8月第11笔业务。记账凭证的填制,如表1 -8所示。


(2)收款凭证的填制要求。

收款凭证左上角的“借方科目”按收款的性质填写“库存现金”或“银行存款”;日期填写的是填制本凭证的日期;右上角填写填制收款凭证的顺序号;“摘要”填写所

记录经济业务的简要说明;“贷方科目”填写与收入“库存现金”或“银行存款”相对;应的会计科目;“记账”是指该凭证已登记账簿的标记,防止经济业务重记或漏记;.“金额”是指该项经济业务的发生额;该凭证右边“附件x张”是指该记账凭证所附原始凭证的张数;最下边分别由有关人员签章,以明确账证经管责任。

[例1-9] 2x19年8月8日,乙公司销售甲产品一批,取得销售收入20000元存入中国银行,并开具增值税专用发票,附原始凭证3张,为乙公司8月第3笔银行存款收款业务。收款凭证的填制,如表1 -9所示。


(3)付款凭证的填制要求。

付款凭证是根据审核无误的库存现金和银行存款的付款业务的原始凭证填制的。付款凭证的填制方法与收款凭证基本相同,不同的是在付款凭证的左上角应填列贷方科目,即“库存现金”或“银行存款”科目,“借方科目”栏应填写与“库存现金”或“银行存款”相对应的一-级科目和明细科目。

对于涉及“库存现金”和“银行存款”之间的相互划转业务,如将现金存人银行或从银行提取现金,为了避免重复记账,一般只填制付款凭证,不再填制收款凭证。

出纳人员在办理收款或付款业务后,应在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记,以免重收重付。

[例1-10] 2x19年8月15日,乙公司行政部门购买办公用品支付现金500元;附原始凭证3张,为乙公司8月第7张现金付款业务。付款凭证的填制,如表1 -10所示。



(4)转账凭证的填制要求。

转账凭证通常是根据有关转账业务的原始凭证填制的。转账凭证中“总账科目”和“明细科目”栏应填写应借、应贷的总账科目和明细科目,借方科目应记金额应在同一行的“借方金额”栏填列,贷方科目应记金额应在同- -行的“贷方金额”栏填列,“借方金额”栏合计数与“贷方金额”栏合计数应相等。

[例1-11] 2x19年8月28日,甲公司生产车间计提固定资产折旧1000元;附原始凭证1张,为甲公司8月第37笔转账业务。转账凭证的填制,如表1-11所示。


4.记账凭证的审核

为了保证会计信息的质量,在记账之前应由有关稽核人员对记账凭证进行严格的审核,审核的内容主要包括:记账凭证是否有原始凭证为依据,所附原始凭证或原始凭证汇总表的内容与记账凭证的内容是否-致;记账凭证各项目的填写是否齐全,如日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数及有关人员签章等;记账凭证的应借、应贷科目以及对应关系是否正确;记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致,计算是否正确;记账凭证中的记录是否文字工整、数字清晰,是否按规定进行更正等;出纳人员在办理收款或付款业务后,是否已在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”的戳记。

(四)会计凭证的保管

会计凭证的保管,是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证作为记账的依据,是重要的会计档案和经济资料。任何单位在完成经济业务手续和记账后,必须将会计凭证按规定的立卷归档制度形成会计档案,妥善保管,防止丢失,不得任意销毁,以便日后随时查阅。


二、会计账簿

(一)会计账簿概述

会计账簿,简称账簿,是指由一定格式的账页组成的,以经过审核的会计凭证为依据,全面、系统、连续地记录各项经济业务和会计事项的簿籍。

1.会计账簿的基本内容

在实际工作中,由于各种会计账簿所记录的经济业务不同,账簿的格式也多种多样,但各种账簿都应具备以下基本内容:

(1)封面,主要用来标明账簿的名称,如总分类账、各种明细分类账、库存现金日记账、银行存款日记账等。

(2) 扉页,主要用来列明会计账簿的使用信息,如科目索引、账簿启用和经管人员一览表等。“账簿启用登记和经管人员一览表”格式,如表1-12所示。


(3)账页,是账簿用来记录经济业务的主要载体,包括账户的名称、日期栏、凭证种类和编号栏、摘要栏、金额栏,以及总页次和分户页次等基本内容。

2.会计账簿的种类

会计账簿可以按照用途、账页格式、外形特征等进行分类。

(1)按用途分类。

会计账簿按照用途,可以分为序时账簿分类账簿备查账簿

序时账簿,又称日记账,是按照经济业务发生时间的先后顺序逐日、逐笔登记的账簿。在我国企业、行政事业单位中,库存现金日记账和银行存款日记账是应用比较广泛的日记账。其格式如表1 -13和表1 -14所示。


分类账簿,是指按照分类账户设置登记的账簿。分类账簿是会计账簿的主体,也是编制财务报表的主要依据。分类账簿按其反映经济业务的详略程度,可分为总分类账簿和明细分类账簿。其中,总分类账簿,简称总账,是根据总分类账户设置的,总括地反映某类经济活动。总分类账簿主要为编制财务报表提供直接数据资料,通常采用三栏式,其格式如表1-15所示。明细分类账簿,简称明细账,是根据明细分类账户设置的,用来提供明细的核算资料。明细分类账簿可采用的格式主要有三栏式明细账( 格式与三栏式总分类账相同,如表1-15 所示)、多栏式明细账(如表1-17 所示)、数量金额式明细账(如表1-18所示)等。


备查账簿,又称辅助登记簿或补充登记簿,是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿。例如,反映企业租人固定资产的“租人固定资产登记簿”、反映为其他企业代管商品的“ 代管商品物资登记簿”等。备查账簿只是对其他账簿记录的一-种补充,与其他账簿之间不存在严密的依存和勾稽关系。备查账簿根据企业的实际需要设置,没有固定的格式要求。

(2)按账页格式分类。

会计账簿按照账页格式,主要分为三栏式账簿多栏式账簿数量金额式账簿

三栏式账簿,是设有借方、贷方和余额三个金额栏目的账簿。各种日记账、总账以.及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设.对方科目两种。区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否有一栏“对方科目”。设有“对方科目”栏的,称为设对方科目的三栏式账簿;不设有“对方科目”栏的,称为不设对.方科目的三栏式账簿。其格式与总账的格式基本相同。

多栏式账簿,是在账簿的两个金额栏目(借方和贷方) 按需要分设若干专栏的账簿。这种账簿可以按“借方”和“贷方”分设专栏,也可以只设“借方”或“贷方”专栏,设多少栏则根据需要确定。收入、成本、费用明细账-般采用多栏式账簿 (如表1-17所示)。

数量金额式账簿,是在账簿的借方、贷方和余额三个栏目内,每个栏目再分设数量、单价和金额三小栏,借以反映财产物资的实物数量和价值量的账簿。原材料、库存商品等明细账-般采用数量金额式账簿(如表1 -18所示)。

(3)按外形特征分类。

会计账簿按照外形特征,可以分为订本式账簿活页式账簿卡片式账簿

订本式账簿,简称订本账,是在启用前将编有顺序页码的一定数量账页装订成册的账簿。订本账的优点是能避免账页散失和防止抽换账页;缺点是不能准确为各账户预留账页。订本式账簿一般适用于重要的和具有统驭性的总分类账、库存现金日记账和银行存款日记账。

活页式账簿,简称活页账,是将一定数量的账页置于活页夹内,可根据记账内容的变化随时增加或减少部分账页的账簿。活页式账簿的优点是记账时可以根据实际需要,随时将空白账页装人账簿,或抽去不需要的账页,便于分工记账;缺点是如果管理不善,可能会造成账页散失或故意抽换账页。活页式账簿一般适用于明细分类账。

卡片式账簿,简称卡片账,是将一定数量的卡片式账页存放于专设的卡片箱中,可以根据需要随时增添账页的账簿。在我国,企业--般只对固定资产的核算采用卡片账形式,也有少数企业在材料核算中使用材料卡片。


(二)会计账簿的启用与登记要求

启用会计账簿时,应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称,并在账簿扉页上附启用表。启用订本式账簿应当从第一-页到最后-页顺序编定页数,不得跳页、缺号。使用活页式账簿应当按账户顺序编号,并须定期装订成册,装订后再按实际使用的账页顺序编定页码,另加目录以便于记明每个账户的名称和页次。

为了保证账簿记录的正确性,必须根据审核无误的会计凭证登记会计账簿,并符合有关法律、行政法规和国家统一的会计制度的规定。

(1)登记会计账簿时,应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。账簿记录中的日期,应该填写记账凭证上的日期;以自制原始凭证(如收料单、领料单等)作为记账依据的,账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。

(2)为了保持账簿记录的持久性,防止涂改,登记账簿必须使用蓝黑墨水或碳素墨水书写,不得使用圆珠笔(银行的复写账簿除外)或者铅笔书写。以下情况可以使用红墨水记账:①按照红字冲账的记账凭证,冲销错误记录;②在不设借贷等栏的多栏式账页中,登记减少数;③在三栏式账户的余额栏前,如未印明余额方向的,在余额栏内登记负数余额;④根据国家规定可以用红字登记的其他会计记录。除上述情况外,不得使用红色墨水登记账簿。

(3)会计账簿应当按照连续编号的页码顺序登记。记账时发生错误或者隔页、缺号、跳行的,应在空页、空行处用红色墨水划对角线注销,或者注明“此页空白”或“此行空白”字样,并由记账人员和会计机构负责人(会计主管人员)在更正处签章。

(4)凡需要结出余额的账户,结出余额后,应当在“借或贷”栏目内注明“借”或“贷”字样,以示余额的方向;对于没有余额的账户,应在“借或贷”栏内写“平”字,并在“余额”栏“元”位处用“0”表示。库存现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。

(5)每一-账页登记完毕时,应当结出本页发生额合计及余额,在该账页最末一行“摘要”栏注明“转次页”或“过次页”,并将这一金额记人下一页第一行有关金额栏内,在该行“摘要”栏注明“承前页”,以保持账簿记录的连续性,便于对账和结账。

(6)账簿记录发生错误时,不得刮擦、挖补或用褪色药水更改字迹,而应采用规定的方法更正。


(三)会计账簿的格式与登记方法

1.日记账的格式与登记方法

日记账,是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。设置日记账的目的,是为了使经济业务的时间顺序清晰地反映在账簿记录中。在我国,大多数企业一.般只设库存现金日记账和银行存款8记账。

(1) 库存现金日记账的格式与登记方法。

库存现金日记账,是用来核算和监督库存现金日常收、付和结存情况的序时账簿。

库存现金日记账的格式主要为三栏式,其格式如表1 -13所示。库存现金日记账必须使用订本账。

三栏式库存现金日记账,是用来登记库存现金的增减变动及其结果的日记账。设有借方、贷方和余额三个金额栏目,一般将其分别称为收人、支出和结余三个基本栏目。

三栏式库存现金日记账由出纳人员根据库存现金收款凭证、库存现金付款凭证和银行存款付款凭证,按照库存现金收、付款业务和银行存款付款业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记。

三栏式库存现金日记账的登记方法如下:①日期栏,是记账凭证的日期,应与库存现金实际收付日期一致。②凭证栏,是登记人账的收付款凭证的种类和编号,如“库存现金收(付)款凭证”,简写为“现收(付)”; “银行存款收(付)款凭证”,简写为“银收(付)”。凭证栏还应登记凭证的编号数,以便于查账和核对。③摘要栏,摘要说明登记入账的经济业务的内容。④对方科目栏,是库存现金收入的来源科目或支出的用途科目。如银行提取现金,其来源科目(即对方科目)为“银行存款”。

⑤收入、支出栏(或借方、贷方),是库存现金实际收付的金额。每日终了,应分别计算库存现金收入和付出的合计数,并结出余额,同时将余额与出纳人员的库存现金核对。如账款不符应查明原因,记录备案。月终同样要计算库存现金收、付和结存的合计数。

(2)银行存款日记账的格式与登记方法。

银行存款日记账,是用来核算和监督银行存款每日的收入、支出和结余情况的账簿。银行存款日记账应按企业在银行开立的账户和币种分别设置,每个银行账户设置一本日记账。由出纳人员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证,按时间先后顺序逐日逐笔进行登记。根据银行存款收款凭证和有关的库存现金付款凭证(如现金存人银行的业务)登记银行存款收入栏,根据银行存款付款凭证登记其支出栏,每日结出存款余额。

银行存款日记账的格式与库存现金日记账相同,可以采用三栏式,也可以采用多.栏式。多栏式可以将收人和支出的核算在一本账上进行,也可以分设“银行存款收入日记账”和“银行存款支出日记账”两本账。其格式和登记方法与“库存现金收人日记账”和“库存现金支出日记账”基本相同。三栏式银行存款日记账的格式,如表1-14所示。

银行存款日记账的登记方法与库存现金日记账的登记方法基本相同。

2.总分类账的格式与登记方法

总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总分类账最常用的格式为三栏式,设有借方、贷方和余额三个金额栏目,其格式如表1 - 16所示。


总分类账的登记方法因登记的依据不同而有所不同。经济业务少的小型单位的总分类账,可以根据记账凭证逐笔登记;经济业务多的大中型单位的总分类账,可以根据记账凭证汇总表(又称科目汇总表)或汇总记账凭证等定期登记。

3.明细分类账的格式与登记方法

明细分类账是根据有关明细分类账户设置并登记的账簿。它能提供交易或事项比较详细、具体的核算资料,以弥补总账所提供核算资料的不足。因此,各单位在设置总账的同时,还应设置必要的明细账。明细分类账一般采用活页式账簿、 卡片式账簿。明细分类账一般根据记账凭证和相应的原始凭证进行登记。

根据各种明细分类账所记录经济业务的特点,明细分类账的格式常用的主要有:

(1)三栏式。

三栏式账页是设有借方、贷方和余额三个栏目,用以分类核算各项经济业务,提供详细核算资料的账簿,其格式与三栏式总账格式相同。

(2)多栏式。

多栏式账页将属于同-一个 总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记,即在这种格式账页的借方或贷方金额栏内按照明细项目设若干专栏。这种格式适用于收入、成本、费用类科目的明细核算,其格式如表1-17所示。


(3)数量金额式。

数量金额式账页适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的账户,如原材料、库存商品等存货账户,其借方(收入)、贷方(发出)和余额(结存)都分别设有数量、单价和金额三个专栏。数量金额式账页提供了企业有关财产物资数量和金额收、发、存的详细资料,有助于加强财产物资的实物管理和使用监督,保证财产物资的安全完整。

数量金额式账页的格式,如表1-18所示。


4.总分类账与明细分类账的平行登记

平行登记,是指对所发生的每项经济业务都要以会计凭证为依据,一方面记人有关总分类账户,另一方面记人所辖明细分类账户的方法。总分类账户与明细分类账户平行登记的要点如下:

(1)方向相同。在总分类账户及其所辖的明细分类账户中登记同一项经济业务时,方向应当相同。即在总分类账户中记入借方,在其所辖的明细分类账户中也应记人借方;在总分类账户中记人贷方,在其所辖的明细分类账户中也应记人贷方。

(2)期间一致。发生的经济业务,记入总分类账户和所辖明细分类账户的具体时间可以有先后,但应在同-一个会计期间记入总分类账户和所辖明细分类账户。

(3) 金额相等。记入总分类账户的金额必须与记人其所辖的一个或几个明细分类账户的金额合计数相等。

(四)对账与结账

1.对账

对账,是对账簿记录所进行的核对,也就是核对账目。对账工作- -般在记账之后结账之前,即在月末进行。对账- .般分为账证核对账账核对、账实核对。

(1) 账证核对。

账证核对是指将账簿记录与会计凭证核对,核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额等是否- -致,记账方向是否相符,做到账证相符。

(2)账账核对。

账账核对的内容主要包括:

①总分类账簿之间的核对。按照“资产=负债+所有者权益”这一会计等式和“有借必有贷、借贷必相等”的记账规则,总分类账簿各账户的期初余额、本期发生额期末余额之间存在对应的平衡关系,各账户的期末借方余额合计和贷方余额合计也存在平衡关系。通过这种等式和平衡关系,可以检查总账记录是否正确、完整。

②总分类账簿与所辖明细分类账簿之间的核对。总分类账各账户的期末余额应与其所辖各明细分类账的期末余额之和核对相符。

③总分类账簿与序时账簿之间的核对。主要是指库存现金总账和银行存款总账的期末余额,与库存现金日记账和银行存款日记账的期末余额之间的核对。

④明细分类账簿之间的核对。例如,会计机构有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账定期核对,以检查余额是否相符。核对方法-般是由财产物资保管部门或使用部门定期编制收发结存汇总表报会计机构核对。

(3)账实核对。.

账实核对,是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。主要包括:①库存现金日记账账面余额与现金实际库存数逐日核对是否相符。②银行存款日记账账面余额与银行对账单余额定期核对是否相符。③各项财产物资明细账账面余额与财产物资实有数额定期核对是否相符。④有关债权债务明细账账面余额与对方单位债权债务账面记录核对是否相符。

2.结账

结账是将账簿记录定期结算清楚的会计工作。在-定时期结束时(如月末、季末或年末),为编制财务报表,需要进行结账,具体包括月结、季结和年结。结账的内容通常包括两个方面:一是结清各种损益类账户,据以计算确定本期利润;二是结出各资产、负债和所有者权益账户的本期发生额合计和期末余额。结账的要点主要有:

(1)对不需按月结计本期发生额的账户,如各项应收、应付款明细账和各项财产物资明细账等,每次记账以后,都要随时结出余额,每月最后一笔余额是月末余额。月末结账时,只需要在最后-.笔经济业务记录下面通栏划单红线,不需要再次结计余额。

(2)库存现金、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收人、费用等明细账,每月结账时,要在最后- -笔经济业务记录下面通栏划单红线,结出本月发生额和余额,在摘要栏内注明“本月合计”字样,并在下面通栏划单红线。

(3)对于需要结计本年累计发生额的明细账户,每月结账时,应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额,登记在月份发生额下面,在摘要栏内注明“本年累计”字样,并在下面通栏划单红线。12 月末的“本年累计”就是全年累计发生额,全年累计发生额下面通栏划双红线。

(4)总账账户平时只需结出月末余额。年终结账时,为总括反映全年各项资金运动情况的全貌,核对账目,要将所有总账账户结出全年发生额和年末余额,在摘要栏内注明“本年合计”字样,并在合计数下面通栏划双红线。

(5)年度终了结账时,有余额的账户,应将其余额结转下年,并在摘要栏注明“结转下年”字样;在下一-会计年度新建有关账户的第一.行余额栏内填写 上年结转的余额,并在摘要栏注明“上年结转”字样,使年末有余额账户的余额如实地在账户中加以反映,以免混淆有余额的账户和无余额的账户。

(五)错账更正的方法

在记账过程中,可能由于种种原因会使账簿记录发生错误。账簿记录发生错误,应当采用正确、规范的方法予以更正,不得涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹,不得重新抄写。错账更正的方法一般有 划线更正法红字更正法补充登记法三种。

1.划线更正法

在结账前发现账簿记录有文字或数字错误,而记账凭证没有错误,应当采用划线更正法。更正时,可在错误的文字或数字上划一条红线,在红线的上方填写正确的文字或数字,并由记账人员和会计机构负责人( 会计主管人员)在更正处盖章,以明确责任。需要注意的是,对于数字错误更正时不得只划销错误数字,应将全部数字划销,并保持原有数字清晰可辨,以便审查。例如,把“3 457”元误记为“8 457”元时,应将错误数字“8457”全部用红线注销后,再写上正确的数字“3 457”,而不是只删改一个“8”字。如记账凭证中的文字或数字发生错误,在尚未过账前,也可用划线更正法更正。

2.红字更正法

红字更正法,适用于两种情形:①记账后发现记账凭证中应借、应贷会计科目有错误所引起的记账错误。更正方法是:用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证,在摘要栏内写明“注销某月某日某号凭证”,并据以用红字登记人账,以示注销原记账凭证,然后用蓝字填写一张正确的记账凭证,并据以用蓝字登记人账。②记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误,只是所记金额大于应记金额所引起的记账错误。更正方法是:按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证,在摘要栏内写明“冲销某月某日第x号记账凭证多记金额”,以冲销多记的金额,并据以用红字登记人账。

3.补充登记法

记账后发现记账凭证和账簿记录中应借、应贷会计科目无误,只是所记金额小于应记金额时,应当采用补充登记法。更正方法是:按少记的金额用蓝字填制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证,在摘要栏内写明“补记某月某日第x号记账凭证少记金额”,以补充少记的金额,并据以用蓝字登记人账。


三、账务处理程序

企业常用的账务处理程序,主要有记账凭证账务处理程序、汇总记账凭证账务处理程序和科目汇总表账务处理程序,它们之间的主要区别是登记总分类账的依据和方法不同。

(一)记账凭证账务处理程序

记账凭证账务处理程序,是指对发生的经济业务,先根据原始凭证或汇总原始凭证填制记账凭证,再根据记账凭证登记总分类账的一种账务处理程序。记账凭证账务处理程序,适用于规模较小、经济业务量较少的单位。

记账凭证账务处理程序的一般步骤有:

(1)根据原始凭证填制汇总原始凭证;

(2)根据原始凭证或汇总原始凭证,填制收款凭证、付款凭证和转账凭证,也可以填制通用记账凭证;

(3)根据收款凭证和付款凭证逐笔登记库存现金日记账和银行存款日记账; 

(4)根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证,登记各种明细分类账; 

(5) 根据记账凭证逐笔登记总分类账; 

(6)期末,将库存现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额与有关总分类账的余额核对相符;

(7)期末,根据总分类账和明细分类账的记录,编制财务报表。

记账凭证账务处理程序,如图1 - 18所示。


记账凭证账务处理程序的主要特点是直接根据记账凭证逐笔登记总分类账。其优点是简单明了,易于理解,总分类账可以反映经济业务的详细情况,缺点是登记总分类账的工作量较大。

(二)汇总记账凭证账务处理程序

汇总记账凭证账务处理程序,是指先根据原始凭证或汇总原始凭证填制记账凭证,定期根据记账凭证分类编制汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证,再根据汇总记账凭证登记总分类账的一种账务处理程序。汇总记账凭证,是指对一段时间内同类记账凭证进行定期汇总而编制的记账凭证。汇总记账凭证账务处理程序,适合于规模较大、经济业务较多的单位。

汇总记账凭证账务处理程序的一般步骤有:

(1)根据原始凭证填制汇总原始凭证;

(2)根据原始凭证或汇总原始凭证,填制收款凭证、付款凭证和转账凭证,也可以填制通用记账凭证;

(3)根据收款凭证、付款凭证逐笔登记库存现金日记账和银行存款日记账; 

(4)根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证,登记各种明细分类账; 

(5) 根据各种记账凭证编制有关汇总记账凭证; 

(6)根据各种汇总记账凭证登记总分类账; 

(7)期末,将库存现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额与有关总分类账的余额核对相符; 

(8)期末,根据总分类账和明细分类账的记录,编制财务报表。

汇总记账凭证账务处理程序,如图1 - 19所示。


汇总记账凭证账务处理程序的主要特点是先根据记账凭证编制汇总记账凭证,再根据汇总记账凭证登记总分类账。其优点是减轻了登记总分类账的工作量,缺点是当转账凭证较多时,编制汇总转账凭证的工作量较大,并且按每一贷方账户编制汇总转账凭证,不利于会计核算的日常分工。

(三)科目汇总表账务处理程序

科目汇总表账务处理程序,又称记账凭证汇总表账务处理程序,是指根据记账凭证定期编制科目汇总表,再根据科目汇总表登记总分类账的一种账务处理程序。科目汇总表,又称记账凭证汇总表,是企业定期对全部记账凭证进行汇总后,按照不同的会计科目分别列示各账户借方发生额和贷方发生额的一种汇总凭证。科目汇总表账务处理程序,适用于经济业务较多的单位。

科目汇总表账务处理程序的一般步骤有: 

(1) 根据原始凭证填制汇总原始凭证;

(2)根据原始凭证或汇总原始凭证填制记账凭证; 

(3) 根据收款凭证、付款凭证逐笔登记库存现金日记账和银行存款日记账;

(4)根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证,登记各种明细分类账; 

(5)根据各种记账凭证编制科目汇总表; 

(6)根据科目汇总表登记总分类账;

(7)期末,将库存现金日记账、银行存款日记账和明细分类账的余额同有关总分类账的余额核对相符; 

(8) 期末,根据总分类账和明细分类账的记录,编制财务报表。

科目汇总表账务处理程序,如图1 -20所示。


科目汇总表账务处理程序的主要特点是先将所有记账凭证汇总编制成科目汇总表,然后根据科目汇总表登记总分类账。其优点是减轻了登记总分类账的工作量,并且科目汇总表可以起到试算平衡的作用,缺点是科目汇总表不能反映各个账户之间的对应关系,不利于对账目进行检查。

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2020-12-02  分类:会计学院  浏览:2113次